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On assimile souvent, la gestion de projet à un planning avec des tâches, mais c’est seulement la face cachée de l’iceberg car gérer un projet c’est également établir un mode de communication avec les différents collaborateurs du projet et leur permettre de mettre à jour facilement leur avancement.

Pour mener un projet à terme, un ensemble de paramètres sont à prendre en compte. Voici 10 points clés pour vous aider à obtenir le succès de vos projets.

1. Un seul responsable de projet ayant la disponibilité et les pouvoirs suffisants.

2. Un objectif projet clairement défini, formalisé et validé. Chaque projet devrait disposer d’une page regroupant ses informations principales. En rassemblant les différents acteurs autour d’un référentiel projet unique les différents intervenants du projet peuvent mieux comprendre le but du projet et ses échéances clés.

3. Une organisation projet basée sur une communication concertée détaillant les rôles et responsabilités de chacun.

4. Une planification partagée intégrant la totalité des activités et les responsabilités de chacun ainsi que la disponibilité des moyens humains, matériels et financiers reconnus nécessaires. Un planning partagé permet d’impliquer chacun des intervenants et de leur expliquer les enjeux liés à leur travail. Le planning partagé permet aux intervenants de mettre à jour aisément l’avancement de leurs tâches. Ainsi, le chef de projet pourra suivre et contrôler en temps réel, l’avancement précis du projet et mieux maitriser le respect des délais.

5. Une bonne communication entre tous les acteurs du projet. Chaque projet possède son lot de questions et le chef de projet doit s’assurer que la bonne information arrive aux bonnes personnes et au bon moment. Une communication centralisé et conviviale de type forum et Wikis, facilite et accroît l’efficacité des échanges au sein du projet et permet d’éviter un nombre innombrables de mails.

6. La centralisation du partage des documents. Tout projet génère un ensemble de documents à partager. Souvent, ces documents sont partagés par email et de nombreuses versions se perdent sur chacun des ordinateurs des collaborateurs. Pour gagner en efficacité, l’utilisation d’un système centralisé d’échange de documents (GED) est fortement recommandée. En déposant vos documents projet dans la base documentaire centralisée, tous les intervenants assignés peuvent facilement télécharger les documents et même les mettre à jour au besoin, peu importe où ils se trouvent. Les intervenants peuvent facilement suivre l’évolution des changements apportés à un document de projet grâce au système de versionning (La conservation automatique de l’historique des versions d’un document).

7. Un suivi adapté, précis et régulier. Le succès du projet implique le respect des délais. Il est important de mettre en place un suivi précis et régulier de l’avancement des activités. Avec un système d’avancement partagé facilement mis à jour par vos collaborateurs, vous pouvez suivre en temps réel l’état de votre projet et le respect de la démarche dans l’enchaînement des phases et des points de contrôle.

8. Un contrôle efficace de l’état de « santé » du projet. Il s’agit de comparer la planification avec le réalisé, de construire des tableaux de bords (Dashboard) qui vont aider le chef de projet à prendre à temps les bonnes décisions et les actions correctives. Le contrôle de projet à notamment pour objectif d’éviter les retards, de diminuer les coûts et d’améliorer la performance. L’utilisation d’un tableau de bord comportant un système d’alerte à l’approche des jalons aide le chef de projet de contrôler l’évolution du projet en fonction des différentes phases de sa réalisation.

9. Une gestion rigoureuse des changements et des modifications en cours de projet. Parce que dans un projet, il est impossible de tout prévoir dès le départ, il est important de pouvoir contrôler les éléments inattendus qui se produisent au cours du projet. Un système de suivi de changements, de problèmes et de ces caractéristiques est la solution parfaite. Ce système vous permet d’identifier et de soumettre les risques et les problèmes dès le début et vous aide à lister toutes les tâches nécessaires pour les résoudre avant qu’ils aient un impact sur l’échéance du projet. Les chefs de projet sont alors toujours au fait des problèmes rencontrés.

10. Une communication avec la direction. Le de chef de projet doit pouvoir à tout moment communiquer sur l’état du projet avec sa direction, notamment sur l’application des décisions prises par les instances de pilotage. Il est important de pouvoir fournir à tout moment un compte rendu rapide et efficace avec des ses indicateurs fiables sur d’ensemble de portefeuille de projets.

La mise en place et l’adéquation de ces 10 points clés, simples et essentielles, contribuera au bon déroulement et au succès de vos projets.